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La prise en charge des frais de transports individuels par l’employeur en 5 questions


Les employeurs peuvent prendre en charge les frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques pour les salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel pour le trajet « domicile / lieu de travail ». Dans ce cas, contrairement aux abonnements de transports collectifs (voir fiche 30) , il n’y a pas d’obligation légale, mais des exonérations sociales et fiscales sont prévues pour inciter les employeurs à instaurer une telle prise en charge.

Quels sont les salarié-es bénéficiaires ?

L’employeur peut prendre en charge, tout ou partie des frais de carburant engagés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail par ceux de ses salariés :

  • dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d’Île-de-France et d’un périmètre de transports urbains
  • ou pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.

Dans les mêmes conditions, l’employeur peut prendre en charge les frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques ou hybrides rechargeables et permettre la recharge desdits véhicules sur le lieu de travail.

Le bénéfice de cette prise en charge ne peut être cumulé avec celle accordée au titre des frais d’utilisation des moyens de transports collectifs .

La prise en charge des frais de transport personnel, est une faculté offerte à l’employeur. Mais si l’employeur prend en charge tout ou partie de ces frais, il doit en faire bénéficier, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, l’ensemble des salariés remplissant les conditions mentionnées ci-dessus.

Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d’une même entreprise qui n’assure pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et la résidence habituelle du salarié peut prétendre à la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule engagés lui permettant de réaliser l’ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu’entre ces lieux de travail eux mêmes.

Quels sont les salariés exclus ?

Sont exclus du bénéfice de la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule :

  • Les salariés bénéficiant d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge par l’employeur des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule ;
  • Les salariés logés dans des conditions telles qu’ils ne supportent aucuns frais de transport pour se rendre à leur travail ;
  • Les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.

Quelles conditions de mise en œuvre ?

La prise en charge des frais de carburant (ou des frais exposés pour l’alimentation des véhicules électriques) au profit des salariés est mise en œuvre :

  • soit par accord entre l’employeur et les représentants des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise,
  • soit, pour les autres entreprises, par décision unilatérale de l’employeur après consultation du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s’il en existe.

L’employeur doit disposer des éléments justifiant cette prise en charge. Il les recueille auprès de chaque salarié bénéficiaire qui les lui communique.

En cas de changement des modalités de remboursement des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule, l’employeur avertit les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.

Et pour les salariés à temps partiel ?

Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d’heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle, si cette dernière lui est inférieure, bénéficie d’une prise en charge équivalente à celle d’un salarié à temps complet.

Rappel : L’employeur a l’obligation de prendre en charge une partie du prix des titres d’abonnement souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos.
Le fait pour l’employeur de méconnaître les dispositions des articles L. 3261-1 à L. 3261-4 du Code du travail relatifs à la prise en charge des frais de transport est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe.

Quel régime social et fiscal de la prise en charge ?

La prise en charge par l’employeur des frais de transport personnel des salariés, dans les conditions mentionnées ci-dessus ouvre droit à des avantages fiscaux et sociaux. Ainsi :

  • l’avantage résultant de la prise en charge par l’employeur des frais de carburant ou des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques est exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite de la somme de 200 € par an et par salarié ;
  • dans cette même limite, les sommes ainsi versées par l’employeur sont exonérées de toute cotisation d’origine légale ou d’origine conventionnelle rendue obligatoire par la loi : cotisations (parts patronale et salariale) de sécurité sociale, CSG et CRDS, cotisations (part patronale et salariale) aux régimes de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO, y compris AGFF et APEC, cotisations (part patronale et salariale) au régime d’assurance chômage (y compris AGS), taxe d’apprentissage, participation formation, etc.

Les textes légaux sur cette question : article 27 de la loi n° 82-1153 du 30 décembre 1982 d’orientation des transports intérieurs.

 
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