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Dans certaines conditions et limites, l’employeur doit prendre en charge une partie du prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. Ces déplacements doivent être accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos. Cette obligation s’applique à toutes les entreprises, quel que soit leur effectif.
Les employeurs peuvent également prendre en charge les frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques pour les salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel pour ce même trajet « domicile / lieu de travail ». Dans ce cas, il n’y a pas d’obligation légale, mais des exonérations sociales et fiscales sont prévues pour inciter les employeurs à instaurer une telle prise en charge (voir la fiche 31).

Quels sont les salarié-es bénéficiaires ?

Pour bénéficier de la prise en charge de leurs frais de transport, les salariés doivent remplir les deux conditions suivantes :

• utiliser des transports en commun ou un service public de locations de vélos comme il en existe dans certaines agglomérations, pour aller de leur résidence habituelle à leur lieu de travail ;
• acheter, pour payer ces transports ou services, des titres d’abonnement figurant dans l’une ou l’autre des catégories mentionnées ci-dessous.

Quels abonnement ouvrent droit à la prise en charge ?

L’employeur prend en charge les titres souscrits par les salariés, parmi les catégories suivantes :

• Les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité ainsi que les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres personnes mentionnées dans l’article 7 de la loi n° 82-1153 du 30 décembre 1982 d’orientation des transports intérieurs ;
• Les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la RATP, la SNCF, les entreprises de l’Organisation professionnelle des transports d’Île-de-France ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres personnes mentionnées au II de l’article 7 de la loi n° 82-1153 du 30 décembre 1982 précité ;
• Les abonnements à un service public de location de vélos.
• L’employeur peut toutefois refuser la prise en charge lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son ou ses lieux de travail d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50 %

Quel est le montant de la prise en charge et les trajets couverts ?

La prise en charge par l’employeur des titres d’abonnement est égale à 50 % du coût de ces titres pour le salarié.

Elle s’effectue sur la base des tarifs 2e classe. Elle s’applique au(x) titre(s) de transport permettant au salarié d’accomplir le trajet de la résidence habituelle à son lieu de travail dans le temps le plus court. Lorsque le titre utilisé par le salarié correspond à un trajet supérieur au trajet nécessaire pour accomplir dans le temps le plus court le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail, la prise en charge est effectuée sur la base de l’abonnement qui permet strictement de faire ce dernier trajet, c’est-à-dire le trajet le plus court en temps.

Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d’une même entreprise qui n’assure pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et la résidence habituelle du salarié peut prétendre à la prise en charge du ou des titres de transport lui permettant de réaliser l’ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu’entre ces lieux de travail eux mêmes.

Et pour les salariés à temps partiel ?

Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d’heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire (soit 35 heures) ou conventionnelle, si cette dernière lui est inférieure, bénéficie d’une prise en charge équivalente à celle d’un salarié à temps complet. Lorsqu’il est employé pour un nombre d’heures inférieur à la moitié de la durée du travail à temps complet défini ci-dessus, le salarié à temps partiel bénéficie d’une prise en charge calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.

Exemple :

Dans une entreprise qui applique la durée légale hebdomadaire (soit 35 heures), la prise en charge obligatoire de l’employeur sera fixée, pour un titre de transport collectif d’un montant de 90 € par mois :
pour un salarié à temps plein ou un salarié à temps partiel dont la durée du travail est d’au moins 17,5 heures, à 90 € x 50 % = 45 € ;pour un salarié à temps partiel effectuant 15 heures par semaine, à : (90 € X 50 %) X (15/17,5) = 38,57 €.

Quelles modalités ?

L’employeur procède au remboursement des titres achetés par les salariés dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Les titres dont la période de validité est annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d’utilisation. Un accord collectif de travail peut toutefois prévoir d’autres modalités de preuve et de remboursement des frais de transport, sans que les délais de remboursement des titres puissent excéder ceux mentionnés ci-dessus.

La prise en charge des frais de transport par l’employeur est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres par le salarié.
Lorsque le titre d’abonnement à un service public de location de vélos ne comporte pas les noms et prénoms du bénéficiaire, une attestation sur l’honneur du salarié suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d’abonnement.

Pour les salariés intérimaires, une attestation sur l’honneur adressée à l’entreprise de travail temporaire , qui est leur employeur, suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d’abonnement à un service de transport public de voyageurs ou à un service public de location de vélos.

En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, l’employeur avertit les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.

Le montant de la prise en charge des frais de transport publics ou des frais de transports personnels doit obligatoirement apparaître sur le bulletin de paie.

Et lorsqu’ on a plusieurs employeurs ?

Lorsqu’un salarié à temps partiel effectue deux mi-temps chez deux employeurs différents chaque employeur est tenu de lui rembourser 50 % de ses titres d’abonnement. L’employeur ne peut se soustraire à son obligation au motif que cette prise en charge a déjà été assumée par un autre employeur. Il ne peut non plus minorer la quote part de la somme qu’il est tenu de rembourser au salarié.

Quel régime social et fiscal de la prise en charge ?

L’avantage résultant de la prise en charge obligatoire par l’employeur du prix des titres d’abonnement souscrits par les salariés pour les déplacements effectués au moyen de transports publics de voyageurs ou de services publics de location de vélos entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, est exonérée d’impôt sur le revenu. Cette exonération s’applique dans la limite de la prise en charge obligatoire de l’employeur (soit 50 % du coût des titres de transport). Sur le plan social, la prise en charge légale de 50 % des frais de transports collectif des salariés, dans les conditions mentionnées ci-dessus, est exclue de l’assiette de calcul des cotisations sociales, ainsi que la CSG et de la CRDS.

Documents à télécharger : La prise en charge des frais de transports collectifs par l’employeur